Was ist Master Data Management (MDM) und warum ist Stammdatenmanagement wichtig?

Master Data Management (MDM) ist eine Methode, bei der alle Stammdaten eines Unternehmens mit einem Referenzpunkt verknüpft werden. Das verbessert die Qualität der Stammdaten, vermeidet Redundanzen zwischen verschiedenen Systemen und ermöglicht einen optimalen Datenaustausch.

Stammdaten sind das Rückgrat jeder unternehmerischen Tätigkeit – deshalb setzen immer mehr Unternehmen bei ihrer Verwaltung und Pflege auf ein MDM.

Das Wichtigste in Kürze

• Stammdaten bilden das Rückgrat jedes Unternehmens
• Sie sind für operative & strategische Prozesse erforderlich
• Das MDM zielt daher auf eine optimale Stammdatenqualität ab
• Eine MDM-Lösung sichert die Qualität der Stammdaten langfristig & unternehmensweit

Was sind Stammdaten?

Mit dem Begriff Stammdaten werden Daten bezeichnet, die grundlegende Informationen zu betrieblich relevanten Objekten wie Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern oder auch Produkten enthalten. Der Stammsatz eines Kunden mit dem Namen Max Mustermann könnte folgendermaßen angelegt sein:

Stammdaten kommen unternehmensweit in verschiedenen Bereichen und Abteilungen zum Einsatz und bilden darüber hinaus die Grundlage jeder geschäftskritischen Analyse und Entscheidung.

Die Stammdatenqualität spielt daher eine entscheidende Rolle für den Erfolg eines Unternehmens: Eine hochwertige Stammdatenbasis ist Voraussetzung für reibungslose Geschäftsprozesse. Umgekehrt verursachen inkorrekte oder veraltete Stammdaten Störungen und Verzögerungen z. B. in der Lieferkette, sowie Misserfolge im Marketing und strategische Fehlentscheidungen

Da die Stammdatenqualität die Performance eines Unternehmens im Guten wie im Schlechten prägt, ist es sinnvoll, bei der Verwaltung und Pflege dieser Daten auf strategische Ansätze wie Data Governance oder Software-Lösungen zu setzen.

Wie gelingt die Stammdatenpflege am besten?

Typischerweise werden Stammdaten nur einmal erfasst und dann kaum noch geändert. Dennoch müssen sie immer wieder auf den neusten Stand gebracht werden, wenn etwa Kunden ihre Adresse ändern oder Produkte eine neue Bezeichnung bekommen. Regelmäßige Überprüfungen und Korrekturen sind daher unabdingbar und sollten in laufende Geschäftsprozesse einbezogen werden. Die Praxis zeigt jedoch, dass viele Unternehmen die Stammdatenpflege vernachlässigen – die Folge sind veraltete und wenig aussagekräftige Daten.

Wenn nur wenige Stammdaten vorhanden sind oder sich Informationen selten ändern, kann es durchaus sein, dass eine Data-Governance-Strategie ausreicht, um die Qualität der Stammdaten zu sichern. (Im Wesentlichen sind damit unternehmensweite Standards im Umgang mit Stammdaten gemeint.) Sobald es aber um große und komplexe Datenmengen geht, sollte eine Software-Lösung in Betracht gezogen werden.

Was sind die Vorteile eines MDM-Systems?

Je mehr Stammdaten und Systeme es in einem Unternehmen gibt, desto größer sind die Vorteile eines MDM. Letztendlich kann aber jedes Unternehmen, ob klein oder groß, einen Nutzen aus einem MDM-System ziehen.

Wie funktioniert ein MDM-System?

Im Rahmen der Implementierung wird ein führendes System im Netzwerk festgelegt. Die Daten werden fortan nur noch über dieses System bzw. eine Spezialsoftware verwaltet und gepflegt. Wird ein Stammsatz erfasst oder geändert, synchronisiert sich dieser automatisch in allen relevanten, über Schnittstellen angebundenen Systemen. Data-Governance-Funktionen sowie Korrekturprozesse sichern dabei die Datenqualität.

Welche Stammdaten können in einem MDM-System verwaltet werden?

Tatsächlich können Stammdaten jeder im Unternehmen vorhandenen Kategorie in einem MDM-System verwaltet werden. Die typischen Kategorien sind:

Kundenstammdaten

Kundenstammdaten sind Grundinformationen über einzelne Kunden und Interessenten. Das sind meist Informationen für die Geschäftsabwicklung (wie Kontakt- und Bankdaten), aber auch Informationen, die für Kundenprofile gesammelt werden (etwa Alter, Geschlecht, Familienstand, Beruf).

Lieferantenstammdaten

Lieferantenstammdaten sind Grundinformationen über einzelne Lieferanten und geschäftliche Vereinbarungen. Meist sind das Kontaktdaten sowie Angaben zu Lagerstandorten, Produktpaletten oder ausgehandelten Preisen.

Personalstammdaten

Personalstammdaten sind Grundinformationen über einzelne Arbeitnehmer eines Unternehmens. Es handelt sich typischerweise um Kontakt- und Bankdaten oder auch um Angaben zum Angestelltenverhältnis.

Produktstammdaten

Produktstammdaten sind Grundinformationen zu Produkten oder einzelnen Artikeln und werden im gesamten Lieferkettenprozess benötigt. Meist sind es Produkt- oder Artikelbezeichnungen oder auch Angaben zum Lagerort.

Wichtige Überlegung vor der Implementierung eines MDM-Systems: Single-Domain MDM oder Multi-Domain MDM?

Die Einführung eines MDM-Systems ist komplex. Die IT muss dabei eng mit den anderen Abteilungen zusammenarbeiten.

Zunächst stellt sich die Frage nach dem Ansatz: Single-Domain oder Multi-Domain? Ein Single-Domain MDM garantiert hohe Datenqualität und Konsistenz innerhalb einer bestimmten Domäne wie etwa Kundenstammdaten,. Dieser Ansatz birgt jedoch das Problem, dass die Beziehungen zwischen den einzelnen Domänen nicht berücksichtigt werden. Das widerspricht dem eigentlichen Prinzip des MDM. Mit einem Multi-Domain MDM entsteht dagegen eine Single Source of Truth (zentrale, verbindliche Informationsquelle) für alle Geschäftsbereiche und -prozesse.

Vor der Implementierung der MDM-Lösung sollte schließlich der Ist-Zustand festgestellt sowie der Rahmen des gewünschten Datenqualitätsmanagements mittels Data-Governance-Richtlinien abgesteckt werden.