Was ist Master Data Management (MDM)?

Das Wichtigste in Kürze

Stammdaten bilden das Rückgrat jedes Unternehmens. Sie werden sowohl für operative als auch für strategische Prozesse benötigt. Master Data Management zielt deshalb auf eine optimale Stammdatenqualität ab – und eine MDM-Lösung sichert diese Qualität langfristig und unternehmensweit.

Was sind Stammdaten?

Der Begriff Stammdaten bezeichnet Daten, die grundlegende Informationen über betrieblich relevante Objekte wie Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter oder Produkte enthalten. Stammdaten unterscheiden sich von Transaktionsdaten durch ihre vergleichsweise statische Natur: Während Transaktionsdaten einzelne Geschäftsvorgänge dokumentieren, bilden Stammdaten den konsistenten Referenzrahmen hinter diesen Vorgängen.

Der Stammdatensatz eines Kunden namens Max Mustermann könnte so aussehen:

Kundennummer: 123456789

Name: Max Mustermann

Adresse: Musterstraße 12, 12345 Musterstadt

Telefonnummer: 01234 5678910

E-Mail: max.mustermann@mustermann.de

Stammdaten werden unternehmensweit in verschiedenen Abteilungen genutzt und bilden die Grundlage jeder geschäftskritischen Analyse und Entscheidung. Deshalb spielt die Stammdatenqualität eine entscheidende Rolle für den Unternehmenserfolg. Eine hochwertige Stammdatenbasis ist die Voraussetzung für reibungslose Geschäftsprozesse. Fehlerhafte oder veraltete Stammdaten führen zu Störungen und Verzögerungen in der Lieferkette, zu Fehlschlägen im Marketing und zu falschen Entscheidungen im strategischen Management.

Da die Stammdatenqualität die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens direkt beeinflusst, empfiehlt es sich, bei der Verwaltung und Pflege dieser Daten auf strategische Ansätze wie Data Governance oder eine dedizierte MDM-Software zu setzen.

Wie funktioniert die Stammdatenpflege?

Stammdaten zeichnen sich durch eine gewisse Beständigkeit aus und werden in der Regel einmalig erfasst. Sie erfordern jedoch regelmäßige Aktualisierungen – beispielsweise wenn Kunden ihre Adresse ändern oder Produkte einen neuen Namen erhalten. Planmäßige Überprüfungen und Korrekturen sind daher unerlässlich und sollten in die laufenden Geschäftsprozesse eingebettet werden.

Viele Unternehmen vernachlässigen die Stammdatenpflege im Tagesgeschäft. Mit der Zeit werden die Daten dadurch zunehmend veraltet und unzuverlässig, was sich wiederum auf die Qualität aller nachgelagerten Prozesse und Analysen auswirkt.

Wenn das Volumen der Stammdaten gering ist oder sich Informationen nur selten ändern, kann eine Data-Governance-Strategie ausreichen, um die Datenqualität sicherzustellen. Data Stewards können benannt werden, um Standards zu definieren und deren Einhaltung zu überwachen. Sobald jedoch große und komplexe Datenbestände über mehrere Systeme und Abteilungen hinweg verwaltet werden müssen, sollte eine dedizierte MDM-Softwarelösung in Betracht gezogen werden.

Welche Vorteile bietet ein MDM-System?

Die Vorteile eines MDM-Systems steigen proportional zum Stammdatenvolumen und zur Anzahl der angebundenen Systeme. Jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Größe, kann von MDM-Lösungen profitieren.

Datensilos und Dubletten beseitigen

Stammdaten einzelner Geschäftsobjekte werden häufig in verschiedenen Abteilungen und Systemen gepflegt. Das führt unweigerlich zu Datensilos und doppelten Datensätzen, die zusätzlichen Verwaltungsaufwand erzeugen und es erschweren, ein vollständiges Bild eines bestimmten Objekts zu erhalten. Eine 360°-Sicht auf einen bestimmten Kunden – beispielsweise während eines Beratungsgesprächs – ist unter diesen Umständen ohne erheblichen Aufwand kaum realisierbar.

Mit einem MDM-System werden Datensilos und Dubletten beseitigt. Bei der Implementierung werden alle Datensätze, die sich auf dasselbe Objekt beziehen, unter einem Referenzpunkt zusammengeführt. Das Ergebnis ist ein Golden Record: ein einzelner, konsolidierter und verbindlicher Stammdatensatz.

Datenqualität durch Data Governance sichern

Sobald der Golden Record etabliert ist, ist eine fortlaufende Pflege des Stammdatensatzes erforderlich. Data-Governance-Richtlinien können diesen Prozess unterstützen und direkt in MDM-Systeme integriert werden. Data Stewards spielen in diesem Zusammenhang eine zentrale Rolle, da sie für die Definition von Regeln und die Überwachung der Datenqualität verantwortlich sind. So kann beispielsweise festgelegt werden, dass nur der zuständige Kundenberater von Max Mustermann Änderungen an dessen Stammdaten vornehmen darf. Dies verhindert unautorisierte Änderungen und stellt die Nachvollziehbarkeit sicher.

Geschäftsleistung steigern

MDM-Systeme sichern die Datenqualität dauerhaft und unternehmensweit. Das spielt eine entscheidende Rolle im Lieferkettenprozess, in dem korrekte Produkt- und Lieferantendaten für pünktliche Lieferungen und die Bestandsverwaltung unerlässlich sind. Im Marketing ermöglichen verlässliche Kundendaten zielgerichtete und effektive Kampagnen bei minimalem Ressourceneinsatz.

Die Vorteile gehen noch weiter: Korrekte Analysen auf Basis vertrauenswürdiger Daten führen zu fundierten strategischen Entscheidungen. Effiziente Prozesse senken die Betriebskosten und erhöhen den Durchsatz. Mitarbeiter profitieren von der Arbeit mit verlässlichen, konsistenten Informationen, was zu höherer Zufriedenheit und Produktivität beiträgt. MDM-Lösungen ermöglichen herausragende Kundenerlebnisse – sowohl im B2B- als auch im B2C-Bereich.

Wie funktioniert ein MDM-System?

Bei der Implementierung richtet die IT-Abteilung ein führendes System innerhalb der Systemlandschaft ein. Die gesamte Datenverwaltung und -pflege erfolgt dann ausschließlich über dieses System oder über eine zweckbestimmte MDM-Software.

Wenn ein Stammdatensatz erstellt oder geändert wird, stellen Synchronisationsprozesse sicher, dass Änderungen sofort über definierte Schnittstellen an alle angebundenen Systeme verteilt werden. So ist gewährleistet, dass jede Abteilung und Anwendung jederzeit mit den aktuellsten Daten arbeitet. Data-Governance-Funktionen und automatisierte Korrekturprozesse erhalten die Datenqualität über den gesamten Lebenszyklus eines Stammdatensatzes hinweg.

Welche Stammdaten können in einem MDM-System verwaltet werden?

Alle in einem Unternehmen vorhandenen Stammdatenkategorien lassen sich in einem MDM-System verwalten. Die gängigsten Kategorien umfassen folgende Bereiche:

Kundenstammdaten

Kundenstammdaten umfassen grundlegende Informationen über einzelne Kunden und Interessenten. Dazu gehören typischerweise Daten, die für Geschäftstransaktionen erforderlich sind – wie Kontakt- und Bankverbindungen –, sowie Informationen zum Aufbau von Kundenprofilen, etwa Alter, Beruf oder Kaufverhalten. Akkurate Kundenstammdaten sind essenziell für eine personalisierte Kundenkommunikation und effektive CRM-Prozesse.

Lieferantenstammdaten

Lieferantenstammdaten umfassen grundlegende Informationen über einzelne Lieferanten und Geschäftsvereinbarungen. Dazu gehören typischerweise Kontaktdaten sowie Informationen zu Lagerstandorten, Sortimenten und verhandelten Preisen. Die Pflege akkurater Lieferantendaten ist entscheidend für die Beschaffungseffizienz und die Zuverlässigkeit der Lieferkette.

Mitarbeiterstammdaten

Mitarbeiterstammdaten umfassen grundlegende Informationen über einzelne Mitarbeiter eines Unternehmens. Dazu gehören typischerweise Kontakt- und Bankverbindungen sowie Beschäftigungsbedingungen. Verlässliche Mitarbeiterdaten unterstützen HR-Prozesse wie die Gehaltsabrechnung, das Compliance-Reporting und die Personalplanung.

Produktstammdaten

Produktstammdaten umfassen grundlegende Informationen über Produkte oder einzelne Artikel und werden im gesamten Lieferkettenprozess benötigt. Dazu gehören typischerweise Produkt- oder Artikelbezeichnungen, Beschreibungen und Lagerorte. Konsistente Produktdaten gewährleisten eine akkurate Bestandsverwaltung und eine reibungslose Zusammenarbeit mit Lieferanten und Vertriebspartnern.

Single-Domain MDM oder Multi-Domain MDM?

Die Implementierung eines MDM-Systems umfasst mehrere Schritte und erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen der IT-Abteilung und allen relevanten Fachbereichen.

Die erste zu treffende Entscheidung betrifft den gewählten Ansatz: Single-Domain oder Multi-Domain MDM.

Mit einer Single-Domain-MDM-Lösung lässt sich eine hohe Datenqualität und Konsistenz innerhalb einer bestimmten Domäne erreichen – beispielsweise bei den Kundenstammdaten. Dieser Ansatz kann für Organisationen geeignet sein, die eine klar definierte Datenqualitätsherausforderung in einem einzelnen Bereich adressieren müssen. Er berücksichtigt jedoch nicht die Beziehungen zwischen einzelnen Domänen, was dem Grundprinzip von MDM widerspricht.

Eine Multi-Domain-MDM-Lösung schafft eine Single Source of Truth über alle Geschäftsbereiche und Prozesse hinweg. Durch die Verknüpfung von Kunden-, Lieferanten-, Produkt- und Mitarbeiterdaten in einem einheitlichen System erhalten Organisationen einen umfassenden Überblick über ihre gesamte Datenlandschaft. Damit ist Multi-Domain MDM die strategisch sinnvollere Wahl für Unternehmen, die eine langfristige Verbesserung der Datenqualität anstreben.

Vor der Implementierung sollten Unternehmen ihre aktuelle Datensituation bewerten und den Umfang ihres Datenqualitätsmanagements durch klare Data-Governance-Richtlinien definieren. Data Stewards aus jedem relevanten Fachbereich sollten von Anfang an in diesen Prozess eingebunden werden, um eine breite organisatorische Ausrichtung sicherzustellen.

Fazit: Master Data Management (MDM)

Ein MDM-System verfolgt ein klares Ziel: optimale Stammdatenqualität. Mit der richtigen MDM-Lösung behalten Unternehmen langfristig einen verlässlichen, unternehmensweiten Überblick über ihre Stammdaten. Ob der Fokus auf Kundendaten, Lieferanteninformationen oder Produktdatensätzen liegt – MDM bildet die Grundlage für fundierte Entscheidungen, effiziente Abläufe und konsistente Kundenerlebnisse.

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