Workflow Management im PIM: Welche Prozesse hineingehören und wer wirklich freigibt

Die meisten Beiträge zu PIM-Workflows beschreiben, was ein Workflow ist und welche Vorteile er bringt. Das ist selten die Frage, die in einem Auswahl- oder Einführungsprojekt tatsächlich Probleme macht. Die schwierigen Fragen lauten: Welche Prozesse gehören überhaupt ins PIM und welche bleiben draußen? Wer gibt konkret frei, und was passiert, wenn diese Person im Urlaub ist? Woran merken Sie, dass Ihr Workflow zu langsam ist? Und wo darf künstliche Intelligenz mitentscheiden, wo nicht? Dieser Beitrag beantwortet genau diese Fragen. Workflows zahlen sich erst auf einem funktionierenden PIM aus, und sie sind einer der direktesten Hebel für die Datenqualität im Unternehmen.

Was ist Workflow-Management im PIM?

Workflow-Management im PIM steuert, in welcher Reihenfolge, von wem und unter welchen Bedingungen Produktdaten angereichert, geprüft, freigegeben und veröffentlicht werden. Der entscheidende Unterschied zu einer Aufgabenliste liegt darin, dass das System den Prozess erzwingt: Ein Produkt wechselt seinen Status nur, wenn die definierten Bedingungen erfüllt sind, und jede Statusänderung wird protokolliert.

Was ist der Unterschied zwischen Workflow und Prozess?

Der Prozess ist der fachliche Ablauf, unabhängig davon, ob er in einem System abgebildet ist. Der Workflow ist die technische Umsetzung dieses Ablaufs, mit definierten Schritten, Zuständigkeiten, Bedingungen und Übergängen. Die Unterscheidung klingt akademisch, hat aber eine sehr praktische Konsequenz: Ein Workflow, der auf einem nicht durchdachten Prozess aufsetzt, macht das bestehende Durcheinander schneller und dokumentiert es zusätzlich.

Sieben Begriffe, die regelmäßig vermischt werden

In Projekten kostet diese Vermischung mehr Zeit als jede technische Frage. Die saubere Trennung:

Begriff	Was es ist	Wer verantwortet es
Prozess	Der fachliche Ablauf, systemunabhängig	Fachbereich
Workflow	Die technische Abbildung des Ablaufs im System	Data Steward gemeinsam mit IT
Workflow-Engine	Die Softwarekomponente, die den Workflow zur Laufzeit ausführt	IT
BPMN	Eine Notation zur Modellierung von Prozessen, nicht die Ausführung selbst	Prozessverantwortliche
Aufgabenliste (Task Management)	Die Oberfläche, in der Nutzer ihre offenen Aufgaben sehen	Anwender
Validierungsregel	Prüft einen Wert auf Vollständigkeit, Format oder Plausibilität, unabhängig vom Prozessschritt	Data Steward
Berechtigung	Entscheidet, wer etwas darf, nicht wann es passiert	Administration und Data Governance

Besonders folgenreich ist die Verwechslung von Workflow und Berechtigung. Beide greifen ineinander, sind aber getrennte Mechanismen: Die Berechtigung entscheidet, wer etwas darf, der Workflow entscheidet, wann und in welcher Reihenfolge es passiert. Wer Rechte ändert, während ein Workflow läuft, erzeugt schwer auffindbare Fehler. Die übergeordnete Klammer ist Data Governance, die Ownership, Standards und Regeln festlegt. Der Workflow setzt sie zur Laufzeit durch.

Welche Prozesse gehören ins PIM und welche nicht?

Das ist die Frage, an der die meisten Projekte zu breit werden. Ein PIM ist verlockend als Prozessplattform, weil es ohnehin alle Produktdaten kennt. Genau daraus entstehen dann Workflows, die eigentlich woanders hingehören und die niemand mehr pflegt. Eine brauchbare Entscheidungsregel lautet: Steuert der Prozess einen Attributwert, für den das PIM das führende System ist? Dann gehört er ins PIM. Andernfalls gehört er in das jeweils führende System, und aus dem PIM heraus wird nur der Statuswechsel konsumiert.

Prozess	Gehört ins	Was das PIM davon braucht
Anreicherung von Marketing- und Merkmalsdaten	PIM	Der Kernfall
Übersetzung und Sprachfreigabe	PIM	Der zweite Kernfall, oft je Sprache und Kanal getrennt
Qualitätsprüfung und Vollständigkeit je Kanal	PIM	Kernfall, meist als Validierung plus Freigabestufe
Kanalfreigabe und Publikation	PIM	Kernfall
Artikelanlage, Preis- und Konditionsfreigabe	ERP	Nur den freigegebenen Stand und den Statuswechsel
Konstruktionsänderung, Stücklistenfreigabe	PLM	Nur den freigegebenen technischen Stand
Bildrechte, Motivfreigabe, Nutzungsdauer	DAM	Nur die Information, ob ein Asset verwendbar ist
Kampagnen- und Redaktionsplanung	Projekt- oder Kampagnentool	Termine als Auslöser, nicht als eigener Workflow

Der praktische Nutzen dieser Tabelle zeigt sich beim ersten Änderungswunsch. Wenn die Preisfreigabe im PIM nachgebaut wurde, muss jede Änderung der Preislogik an zwei Stellen gepflegt werden. Wenn nur der Status synchronisiert wird, bleibt die Logik dort, wo sie hingehört.

Rollen und Verantwortung: wer gibt eigentlich frei?

Die meisten Workflow-Beschreibungen sprechen von rollenbasierten Berechtigungen und lassen es dabei bewenden. Für die Einführung ist das zu unscharf. Vier Rollen sollten getrennt bleiben:

Rolle	Verantwortet	Typischer Fehler
Data Owner	Fachliche Verantwortung für ein Datenobjekt oder eine Produktgruppe, entscheidet im Konfliktfall	Wird nicht benannt, deshalb entscheidet niemand
Data Steward	Struktur, Merkmale, Regeln, Qualität und die Workflow-Definition selbst	Wird mit dem Administrator verwechselt
Fachfreigeber	Prüft den konkreten Inhalt, etwa Technik, Marketing oder Übersetzung	Prüft alles statt nur das Relevante, dadurch wird die Freigabe zum Nadelöhr
Compliance oder Regulatory Affairs	Haftungsrelevante Angaben, Zertifikate, Sicherheitshinweise	Wird erst kurz vor der Publikation eingebunden

Die Rolle, die dabei am häufigsten fehlt, ist der Data Steward. Ohne sie gibt es niemanden, der den Workflow nach dem Projekt weiterentwickelt, und genau das ist der Punkt, an dem gut gebaute Prozesse veralten.

Wann lohnt sich das Vier-Augen-Prinzip?

Nicht überall. Eine zusätzliche Freigabestufe kostet Durchlaufzeit und Aufmerksamkeit, und beides ist knapp. Sinnvoll ist sie bei Angaben mit rechtlicher Wirkung, bei sicherheitsrelevanten Informationen, bei Preisen und bei allem, was nach der Publikation nur mit Aufwand korrigierbar ist. Bei Beschreibungstexten für einen einzelnen Kanal ist sie meist überflüssig. Eine Faustregel, die sich bewährt hat: Wenn niemand sagen kann, was die zweite Person konkret prüfen soll, ist die Stufe überflüssig.

Eskalation und Vertretung: der am häufigsten übersehene Punkt

In fast jeder Workflow-Dokumentation fehlt, was passiert, wenn niemand reagiert. Drei Festlegungen gehören in jede Prozessdefinition, bevor sie produktiv geht:

• Frist je Schritt. Ohne Frist gibt es keine Liegezeitmessung und keine Eskalation.
• Eskalationsziel. An wen geht die Aufgabe nach Fristablauf, und wird sie weitergereicht oder nur gemeldet? Beides ist vertretbar, aber es muss entschieden sein.
• Vertretungsregelung. Für jede freigabeberechtigte Rolle eine benannte Vertretung, die im System hinterlegt ist und nicht erst durch einen Administrator eingerichtet werden muss.

Der letzte Punkt ist deshalb heikel, weil manche Systeme laufende Workflows nicht ohne Weiteres anpassen lassen. Eine Vertretung, die erst im Urlaubsfall eingerichtet wird, ist ein Administrationsvorgang mitten im Prozess, und der geht regelmäßig schief.

Nicht nur Erstanlage: die wiederkehrenden Prozesse

Fast alle Marktbeiträge beschreiben den Prozess der Neuanlage. Über den Lebenszyklus eines Produkts ist das jedoch der seltenste Fall. Vier Workflow-Typen sollten Sie unterscheiden:

• Neuanlage. Der vollständige Durchlauf von der Anlage über Anreicherung und Prüfung bis zur Publikation. Der aufwendigste, aber seltenste Fall.
• Änderung im Bestand. Neue Zertifikate, aktualisierte Bilder, korrigierte oder ergänzte Merkmalswerte, geänderte Kanalzuordnung. Der häufigste Fall und der, bei dem eine Vollfreigabe meist unangemessen ist. Preisänderungen gehören dagegen in das führende System für Preise, üblicherweise das ERP; im PIM wird nur der freigegebene Stand übernommen.
• Regulatorisch getriebene Nachpflege. Neue Nachweispflichten erzeugen Massenänderungen über viele Produkte hinweg, etwa im Zuge des digitalen Produktpasses. Hier braucht es einen eigenen Prozess, der nicht jede Änderung einzeln durch die Vollfreigabe schickt. Wie weit dabei eine Stichprobenprüfung ausreicht, hängt vom Regelwerk, vom betroffenen Attribut und vom Schadenspotenzial ab: Bei einer maschinell ableitbaren Angabe genügt oft eine Stichprobe, bei einem haftungsrelevanten Nachweis nicht.
• Auslauf und Abkündigung. Wird fast immer vergessen, obwohl gerade hier Nachfolgerbeziehungen und Ersatzteilzusagen gepflegt werden müssen.

Praktischer Hinweis zur Modellierung: Trennen Sie die Freigabetiefe nach Änderungsumfang. Eine korrigierte Tippfehlerkorrektur im Beschreibungstext braucht nicht denselben Weg wie eine geänderte Sicherheitsangabe.

BPMN 2.0: was der Standard leistet und wo er im PIM-Markt steht

BPMN steht für Business Process Model and Notation und ist eine grafische Notation samt zugehörigem Metamodell zur Modellierung von Geschäftsprozessen. Herausgeber ist die Object Management Group. Die aktuelle Fassung ist BPMN 2.0.2 und stammt aus dem Januar 2014, seither gab es keine neue formale Version (OMG). Zusätzlich ist BPMN als ISO/IEC 19510:2013 normiert, wobei die ISO-Fassung der OMG-Version 2.0.1 entspricht und nicht der aktuellen 2.0.2. Der Unterschied ist redaktionell: 2.0.2 ist ein Wartungsrelease mit Korrekturen, für die Modellierung sind beide Fassungen austauschbar. Relevant wird die Unterscheidung nur, wenn in einer Ausschreibung eine bestimmte Fassung gefordert wird. Für die Marktrealität ist eine Beobachtung wichtiger als die Spezifikation selbst: BPMN ist im PIM-Umfeld die Ausnahme, nicht die Regel. Die Mehrheit der PIM-Anbieter setzt proprietäre Zustands- oder Schrittmodelle ein. Pimcore etwa baut seine Workflow-Engine auf der Symfony Workflow Component auf und modelliert Zustände und Übergänge, in der Produktdokumentation kommt BPMN nicht vor. Akeneo verwendet ein eigenes schrittbasiertes Modell und dokumentiert verkettete Workflows, die sequenziell oder parallel laufen können, ohne dafür BPMN-Notation zu verwenden. Aussagen im Markt, die einzelnen Anbietern pauschal BPMN-Konformität zuschreiben, halten der Prüfung an der Herstellerdokumentation oft nicht stand. Der praktische Unterschied für Entscheider: Ein proprietäres Modell bindet die Prozesslogik an den Anbieter. Ein BPMN-Modell verwendet dieselbe Sprache wie die übrige Prozesslandschaft und ist anschlussfähig an vorhandene Process-Orchestration-Umgebungen. Eine Einschränkung gehört dazu, die im Markt gern übersehen wird: BPMN ist als Notation herstellerneutral, ein Modell ist damit aber nicht automatisch ausführbar oder ohne Aufwand portierbar. Formulare, Konnektoren, Ausdruckssprachen und anbieterspezifische Erweiterungen bleiben migrationsrelevant. Portierbar ist die Prozesslogik, nicht die vollständige Implementierung. Bei Viamedici lässt sich die Produktdatenpflege wahlweise automatisiert oder manuell über BPMN oder Workflows in unserem PIM-System steuern, auch als hybrider Prozess aus automatisierten und manuellen Schritten. Ehrlich bleiben sollte man trotzdem: BPMN allein löst kein Prozessproblem. Es ist eine Notation, keine Prozessverbesserung. Wer einen schlecht durchdachten Freigabeprozess in BPMN modelliert, hat einen schlecht durchdachten Freigabeprozess in BPMN.

KI im Freigabeprozess: Smart Routing und Attributvorschläge

Der Nutzen von KI in Workflows liegt in der Vorsortierung, nicht in der Entscheidung. Vier Anwendungen sind heute realistisch:

• Routing anhand einer Klassifikation. Das System erkennt Produktgruppe oder Änderungstyp und leitet die Aufgabe an das zuständige Team, statt sie in eine Sammelwarteschlange zu legen.
• Attributvorschläge mit Konfidenzwert. Fehlende Merkmalswerte werden aus vorhandenen Quellen vorgeschlagen, inklusive Angabe, wie sicher der Vorschlag ist.
• Vollständigkeitsprüfung je Zielkanal, bevor eine Aufgabe überhaupt an einen Menschen geht.
• Ausreißererkennung. Werte, die deutlich von vergleichbaren Produkten abweichen, werden markiert statt durchgewinkt.

Damit das tragfähig ist, braucht es drei Dinge: die Protokollierung von Quelle, Konfidenz und Änderung, eine definierte Schwelle, unterhalb derer automatisch freigegeben wird, und die Möglichkeit, jeden Vorschlag zurückzuweisen, ohne den Prozess neu starten zu müssen. Welche KI-Funktionen im PIM heute sinnvoll automatisierbar sind und welche Kontrollen dazugehören, behandelt unser Beitrag zu KI im PIM.

Wo sollte menschliche Freigabe vorgesehen werden?

Bei allen Angaben mit rechtlicher oder sicherheitsrelevanter Wirkung: Sicherheitshinweise, Zulassungen und Zertifikate, Compliance-Angaben, Preise und Konditionen sowie alle Werte, die vertraglich bindend werden. Ob eine menschliche Freigabe rechtlich verpflichtend ist, hängt vom jeweiligen Regelwerk und der Branche ab und gehört mit der Fachabteilung geklärt. Aus Risikosicht ist sie hier in jedem Fall angeraten. Wichtig ist dann die Umsetzung: Für diese Attribute sollte die automatische Freigabe systemseitig ausgeschlossen sein und nicht nur in einer Richtlinie stehen. Eine Regel, die man versehentlich umgehen kann, ist keine Kontrolle.

Ein Durchlauf am Beispiel: Produktanlage mit Rollen, Gateway und Eskalation

Damit die Bausteine zusammenpassen, hier ein vollständiger Ablauf für eine Produktneuanlage. Die Zahlen sind bewusst als Konfigurationsbeispiel gewählt und keine Benchmark.

Schritt	Wer	Frist	Bedingung für den Übergang	Was bei Ablauf oder Rückweisung passiert
1. Anlage	Systemauslöser aus dem ERP	keine	Materialnummer und Warengruppe liegen vor	Ohne Warengruppe kein Start, der Datensatz bleibt in der Eingangsliste
2. Basisanreicherung	Produktmanagement (Data Owner der Warengruppe)	5 Arbeitstage	Pflichtmerkmale der Warengruppe vollständig	Nach Ablauf Erinnerung an den Bearbeiter, nach 7 Tagen Eskalation an den Data Owner
3. Gateway: Klassifikation	automatisch	sofort	Prüft, ob das Produkt in eine regulierte Klasse fällt	Bei Ja zusätzlich Zweig 4b, sonst direkt zu 5
4a. Textanreicherung	Marketing	5 Arbeitstage	Beschreibungstexte je Zielkanal vorhanden	Rückweisung an Schritt 2, wenn Merkmale fehlen
4b. Compliance-Prüfung (nur regulierte Klassen)	Regulatory Affairs	5 Arbeitstage	Zertifikate und Sicherheitshinweise geprüft und verknüpft	Rückweisung mit Pflichtkommentar, Produkt bleibt gesperrt
5. Übersetzung	Übersetzungsdienstleister (extern, Zugriff auf Feldebene)	10 Arbeitstage	Zielsprachen vollständig	Nach Ablauf Eskalation an die Redaktionsleitung
6. Qualitätsprüfung	Data Steward	2 Arbeitstage	Validierungsregeln grün, Vollständigkeit je Kanal erreicht	Rückweisung an den jeweils verursachenden Schritt, nicht an den Anfang
7. Kanalfreigabe	Fachfreigeber je Kanal	3 Arbeitstage	Vier-Augen-Prinzip nur bei regulierten Klassen	Ohne Freigabe keine Publikation, Produkt bleibt im Status geprüft
8. Publikation	automatisch	sofort	Alle Kanalfreigaben liegen vor	Fehlgeschlagene Kanäle werden einzeln erneut versucht, nicht der ganze Workflow

Drei Details entscheiden darüber, ob so ein Ablauf im Betrieb funktioniert. Erstens läuft die Rückweisung in Schritt 6 an den verursachenden Schritt und nicht an den Anfang, sonst wird jede Korrektur zum Neustart. Zweitens ist das Vier-Augen-Prinzip an die Klassifikation gebunden statt pauschal gesetzt, damit die Standardfälle nicht ausgebremst werden. Drittens hat jede Rolle mit Frist eine hinterlegte Vertretung, und die Eskalation geht an den Data Owner, nicht an die IT. Aus diesem Ablauf ergeben sich die Messpunkte von selbst: Die Liegezeit zwischen Schritt 5 und 6 zeigt, ob der Übersetzungsdienstleister der Engpass ist, und die Rückweisungsquote in Schritt 6 zeigt, ob die Qualität zu spät geprüft wird.

Kennzahlen: woran Sie merken, dass es hakt

In der Recherche zu diesem Artikel ließ sich keine belastbare, verlinkbare Studie finden, die Durchlaufzeiten in Produktdatenfreigaben methodisch erhebt. Die im Markt kursierenden Zahlen stammen durchgängig aus Anbieterkommunikation ohne Fallzahl oder Erhebungszeitraum. Statt eine geliehene Zahl zu übernehmen, ist ein eigenes Messmodell der ehrlichere und nützlichere Weg.

Kennzahl	Berechnung	Aussage
Durchlaufzeit je Produkt	Zeit von der Anlage bis zur Publikation, getrennt nach Workflow-Typ	Der Gesamtwert. Nur sinnvoll getrennt nach Neuanlage und Änderung.
Verhältnis Liegezeit zu Bearbeitungszeit	Summe der Wartezeiten geteilt durch Summe der aktiven Bearbeitungszeiten	Die aussagekräftigste Kennzahl. Ein hoher Wert bedeutet, dass nicht die Arbeit das Problem ist, sondern das Warten.
Rückläuferquote je Freigabestufe	Anteil der Aufgaben, die aus einer Stufe zurückgewiesen werden	Zeigt, wo Qualität zu spät geprüft wird. Hohe Werte spät im Prozess sind teuer.
Fristeinhaltung	Anteil der Aufgaben, die innerhalb der definierten Frist bearbeitet werden	Nur messbar, wenn Fristen überhaupt definiert sind.
Anteil automatisch freigegebener Änderungen	Automatisch freigegebene Änderungen geteilt durch alle Änderungen	Zeigt, ob die Automatisierung tatsächlich greift oder nur konfiguriert ist.
Engpass je Zeitraum	Der Schritt mit der längsten durchschnittlichen Liegezeit	Die einzige Kennzahl, aus der sich unmittelbar eine Maßnahme ableiten lässt.

Erheben Sie diese Werte einmal vor der Optimierung. Ohne Ausgangswert ist jede spätere Verbesserung eine Behauptung.

Woran Workflow-Projekte scheitern

• Der Ist-Prozess wird abgebildet statt vorher neu gedacht. Ein digitalisierter Umweg bleibt ein Umweg.
• Zu viele Freigabestufen. Jede Stufe, deren Prüfauftrag sich nicht in einem Satz beschreiben lässt, gehört gestrichen.
• Nur der Regelfall wird modelliert. Ausnahmen, Rückläufer, Abbrüche und Sonderfälle tauchen erst im Betrieb auf und werden dann per Mail gelöst, womit der Workflow umgangen wird.
• Niemand ist für die Workflow-Definition verantwortlich. Nach dem Projekt ist der Prozess eingefroren, weil unklar ist, wer ihn ändern darf.
• Fehlende Vertretungsregelung, siehe oben.
• Workflow als Ersatz für ein unsauberes Datenmodell. Wenn Merkmale nicht standardisiert sind, kann kein Prozess das ausgleichen.

Systemgrenzen kennen, bevor Sie modellieren

Ein praktischer Hinweis für die Auswahl: Workflow-Funktionen haben in jedem System Grenzen, und diese Grenzen sind selten prominent dokumentiert. Typische Beschränkungen, die in Projekten zu Umbauten führen, betreffen die maximale Zahl von Schritten je Workflow und von Workflows insgesamt, die Frage, ob mehr als eine Gruppe je Schritt zuständig sein kann, ob parallele Pfade möglich sind, wie lange das Workflow-Protokoll aufbewahrt wird und ob laufende Workflows nachträglich geändert oder deaktiviert werden können. Der letzte Punkt ist der folgenreichste. Wenn ein aktiver Workflow nicht angepasst werden kann, wird jede Prozessänderung zu einem Migrationsvorgang. Fragen Sie das in der Auswahl konkret ab und lassen Sie es vorführen, statt es der Feature-Liste zu entnehmen.

Fazit

Workflow-Management im PIM ist weniger eine Technologiefrage als eine Frage der Zuständigkeit. Die drei Entscheidungen, die den Unterschied machen, fallen alle vor der ersten Konfiguration: Welche Prozesse gehören ins PIM und welche bleiben im führenden System? Wer gibt frei, und wer vertritt diese Person? Und woran messen wir, ob es funktioniert? Die Technik dahinter ist beherrschbar, ob mit BPMN oder mit einem proprietären Modell. Was sie nicht ersetzen kann, ist ein Datenmodell, das trägt, und eine benannte Verantwortung, die bleibt. Wie ein PIM-System diese Grundlage schafft, beschreibt unser Beitrag zu den Funktionen einer Enterprise-PIM-Software.