Produktinformationsmanagement (PIM): Ein umfassender Überblick
Die Abkürzung PIM steht für Product Information Management und umfasst die Erfassung, Aufbereitung und Pflege von Produktinformationen sowie deren Bereitstellung für verschiedene Ausgabekanäle und Medien. Da Produktinformationen gerade im Online-Handel den Unterschied ausmachen, setzen immer mehr Unternehmen bei deren Verwaltung und strategischen Nutzung auf PIM-Systeme.
Das Wichtigste in Kürze
- PIM-Systeme erleichtern die Produktdatenpflege und -verarbeitung.
- Daten können zentral und medienneutral abgerufen werden.
- Produktdaten werden kanal- und zielgruppenspezifisch angereichert und exportiert – mithilfe eines PIM ohne großen Ressourceneinsatz.
- Sie garantieren reibungslose Produkterlebnisse auf allen Kanälen, die Sie bedienen.
Warum wird ein PIM-System benötigt?
Wer im Omnichannel-Zeitalter bestehen und sich von der Konkurrenz absetzen will, steht vor der Herausforderung, konsistente Marken- bzw. Produkterlebnisse über viele verschiedene Kanäle bereitstellen zu müssen. Produktinformationen müssen hierfür gesammelt, aufgearbeitet und passgenau in die Marketing- oder Vertriebskanäle ausgeleitet werden, was oftmals mit einem hohen Ressourceneinsatz einhergeht.
Mit einem PIM-System als zentrale Produktdatenbank lassen sich diese Aufgaben effizient bewerkstelligen: Die Software stellt Tools bereit, mit denen Produktinformationen kanal- und zielgruppenspezifisch angereichert und exportiert werden können, und sorgt als Single Source of Truth für eine hohe und konsistente Datenqualität.
Wann wird ein PIM-System benötigt?
Ein PIM-System kann für Sie von großem Nutzen sein. Es lässt sich jedoch nur schwer eine allgemeingültige Aussage darüber treffen, welcher Produktumfang ein PIM-System unabdingbar macht. Neben der Produktanzahl ist beispielsweise auch zu berücksichtigen, wie häufig sich Produktinformationen ändern, also bearbeitet werden müssen.
Unternehmen, die ein kleines, gleichbleibendes Sortiment vermarkten, kommen möglicherweise noch gut ohne systemische Unterstützung zurecht. Sobald aber die Menge an Produktdaten, die Häufigkeit von Änderungen oder die Anzahl an Ausgabekanälen steigt, wird es für Unternehmen sinnvoll, auf ein PIM-System zurückzugreifen, das sie bei der Datenpflege unterstützt.
PIM unterstützt das Produktmanagement bei Beschaffung und Pflege von Produktdaten
Jeder Kanal und jede Plattform bringt spezifische Anforderungen mit sich, die bei der Vermarktung der Produkte berücksichtigt werden müssen. Gerade wenn Produktdaten nicht zentral abgerufen werden können, sondern über verschiedene Stellen eingeholt werden müssen, ist die kanalorientierte Produktvermarktung ein aufwendiger und vor allem fehleranfälliger Prozess.
Wer viele verschiedene Kanäle und Plattformen nutzt und weitere erschließen möchte, ist daher gut beraten, mit einem PIM-System für Qualität und Konsistenz zu sorgen. PIM-Systeme sind auch dann von Vorteil, wenn internationale Märkte erschlossen werden sollen und rechtliche, kulturelle sowie sprachliche Anpassungen vorgenommen werden müssen.
PIM ermöglicht effektive und ressourcenschonende Produktkommunikation
Die Bereitstellung und der strategische Einsatz von Präsentationsmedien setzen die Beschaffung unterschiedlichster Produktinformationen voraus. Ein PIM-System kann die Datenbeschaffung erleichtern, indem es die Möglichkeit bietet, Produktinformationen medienspezifisch zu exportieren.
Die Zielmedien können dabei sehr unterschiedlich sein und sowohl Printprodukte wie Kataloge oder Flyer als auch digitale Kanäle wie die Webseite, den Onlineshop oder Social Media umfassen. Eine manuelle Übertragung der Daten wäre zwar ebenfalls möglich, diese Methodik ist aber äußerst fehleranfällig und ab einem gewissen Produktportfolio wenig rentabel.
Mithilfe von PIM kann das Marketing sämtliche Kommunikationsmaßnahmen optimal steuern
Ein PIM-System ist daher empfehlenswert für alle Unternehmen, die ihre Produkte über mehrere Absatzkanäle und internationale Märkte verkaufen wollen. Von der Zentralisierung der Daten und der damit verbundenen Optimierung des Informationsaustauschs mit internen und externen Nutzern profitieren letztlich alle Beteiligten.
Welche Vorteile ergeben sich durch ein PIM-System?
Oftmals finden sich Produktinformationen über verschiedene Abteilungen hinweg verteilt. Ob Marketing oder Vertrieb – jede Abteilung verwaltet häufig die für sich relevanten Daten im jeweils eigenen System. Diese ineffiziente und inkonsistente Praxis der Datenpflege bringt einerseits Mehr- und Doppelarbeit mit sich, andererseits führt sie dazu, dass Produktinformationen in unterschiedlichen Ausführungen und Formaten vorliegen, was die Übersicht erschwert und Chaos verursachen kann.
Mit einem PIM können Ihre Mitarbeiter über eine zentrale Datenbank sämtliche Produktinformationen medienneutral abrufen, bearbeiten oder für die Erstellung von Produktkatalogen und Preislisten medienspezifisch exportieren. Die Zentralisierung der Datenpflege spart nicht nur Zeit, sondern wirkt sich auch positiv auf die Qualität Ihrer Daten aus – ebenso wie auf die Zusammenarbeit zwischen Ihren Abteilungen und auf den Workflow Ihres Unternehmens insgesamt.
Da Kunden heute umfangreiche Produktrecherchen betreiben, bevor sie eine Kaufentscheidung treffen, ist die Qualität Ihrer Produktinformationen für eine erfolgreiche Kundenansprache ausschlaggebend – auf allen Kanälen, die Sie bedienen, im B2B wie im B2C. Mangelhafte Produktbeschreibungen, fehlende Bilder oder widersprüchliche Informationen lassen Ihr Unternehmen unprofessionell erscheinen und führen dazu, dass sich potenzielle Kunden der Konkurrenz zuwenden – die oft nur wenige Klicks entfernt ist.
Umgekehrt können Sie mit konsistenten, vollständigen und zielgruppenorientierten Produktbeschreibungen reibungslose Einkaufserlebnisse ermöglichen und damit Ihren Umsatz sowie Ihre Konversionsrate steigern und Ihre Retourenquote senken.
Die Vorteile auf einen Blick:
- Zentrales Informationsmanagement
- Hohe Datenqualität
- Geringer Ressourceneinsatz
- Kurze Time-to-Market
- Konsistente Produkterlebnisse
- Steigerung der Konversionsrate
- Reduzierung der Retourenquote
Wie funktioniert ein PIM-System?
Damit ein PIM-System in Ihrem Unternehmen als zentrale Plattform für die Datenpflege genutzt werden kann, braucht es Zugriff auf alle Daten, die für die Vermarktung Ihrer Produkte eine Rolle spielen.
Ist das System erst einmal in Ihre IT-Infrastruktur implementiert und mit den verschiedenen Eingangssystemen (z. B. ERP, DAM/TMS, CRM) verbunden, übernimmt es eine Reihe an Aufgaben: Es verbindet die Produktdaten (z. B. Texte, Bilder, Videos, Audiodateien u. v. m.) mit Marketinginformationen und weiteren Kontextdaten und stellt diese für die Ausgabe bereit. Automatisierungsprozesse sorgen schließlich für Konsistenz und Aktualität auf all Ihren Absatzkanälen.
Welche Daten werden in einem PIM-System verarbeitet und verwaltet?
Folgende Daten können unter anderem in einem PIM-System verwaltet und verarbeitet werden:
Produktbezogene Stammdaten:
- Allgemeine Daten wie Produktnamen und Produktbezeichnungen
- Technische Informationen wie Maße und Zusammensetzungen
- Produktspezifikationen und Beschreibungen
- Produktkategorien
- Varianten einzelner Produkte
- SKUs und Identitätskennzeichnungen
Vertriebs- und Marketingdaten:
- Marketplace-Daten für Amazon, eBay etc.
- Preise und Rabatte
- Marketing-, Promotion- und Verkaufsunterlagen
- SEO-Daten
- Übersetzungen
Medien und Dokumente:
- Bilder, Videos und Podcasts
- Betriebsanleitungen und ähnliche Ressourcen
- Etiketteninformationen
- Zertifikate
Logistische Daten:
- Lagerdaten
Fazit
Ein PIM-System ist vielseitig einsetzbar. Die Implementierung einer solchen Software lohnt sich immer dann, wenn eine Vielzahl von Daten – speziell Produktdaten, Stammdaten und Media Assets – verwaltet werden muss. Falls Sie weitere Fragen haben, kontaktieren Sie uns gerne. Ein PIM-Experte wird sich unmittelbar mit Ihnen in Verbindung setzen.
